Overzicht gebeurtenissen BK 2021
Er zijn tijdens het BK OCR verschillende onregelmatigheden vastgesteld, dit op verschillende vlakken. Hier ben ik mezelf van bewust en wil met deze weergave, jullie een inzicht geven met wat er speelde en de redenen achter bepaalde gebeurtenissen.
Allereerst wil ik benadrukken dat wij allen binnen BOCRA trachten te streven naar een zo vloeiend mogelijk verloop van een wedstrijd en onze werking. Dit is tijdens het BK OCR niet gebleken, waarvoor ik mezelf alvast wil excuseren, ondanks alle energie en tijd we hierin hebben gestopt zijn er toch gebreken omwille van verschillende redenen opgedoken welke ik hieronder graag eens wil overlopen. Op deze manier wil ik jullie een betere kijk geven over de manier en redenen/beïnvloedingen er zijn geweest van wat zich zondag heeft afgespeeld.
Inschrijvingen wedstrijd:
In aanloop naar het BK OCR, wat we dienden uit te stellen vorig jaar omwille van de strenge beperkingen/regels die er toen van kracht waren zagen we lang zeer lage inschrijvingsaantallen. Hierdoor diende dit te worden uitgesteld om het BK 2021 alsnog te kunnen laten doorgaan, aangezien we de atleten toch graag een kampioenschap wilden aanbieden.
Ook was dit zo voor deze editie lange tijd een vraagteken, net om diezelfde reden. Een organisatie kan geen wedstrijd organiseren voor enkele competitielopers (spijtig genoeg, omwille van meerdere redenen) en dus waren we in deze ook afhankelijk van het totaal aantal inschrijvingen. Door een ingrijpen van de organisatie begonnen de inschrijvingen dan vlotter binnen te komen om zo doorgang te krijgen en een volwaardige run te kunnen aanbieden.
Dit werd uiteraard in de hand gewerkt door de onzekerheid die er onder velen heerst (en gezien men al met meerdere voucher zit/zat) en waarvoor ik ook alle begrip heb. Dit heeft wel als gevolg gehad dat er bepaalde zaken hier al anders zijn gelopen dan initieel was gepland en in combinatie van andere factoren onregelmatigheden heeft doen ontstaan (in deze doelend op mezelf als verantwoordelijke voor bocra en de communicatie, welke verder wordt verduidelijkt)
Budget:
Zoals vermeld is het budget van een organisatie afhankelijk van de inschrijvingen (en al dan niet stand vanwege voorgaande edities). Gezien dit gaat om een nog jonge organisatie waarmee we samenwerkten voor het BK en de tegenslagen die men ook te verduren heeft gekregen afgelopen jaren, is het nog niet van zelfsprekend om heel grote budgetten te gaan investeren (mede gezien de situatie waar we nog steeds de gevolgen van zien/voelen). Men heeft hier wel met goede intenties deze wedstrijd georganiseerd maar er waren ook beperkingen zichtbaar, welke bij een wedstrijd sneller naar boven komen t.o.v. een recreatieve run.
We zijn samen met de organisatie op zoek gegaan om het te laten doorgaan, door te kijken in het budget waar we een inspanning konden doen om het kampioenschap ook met een lager aantal deelnemers te kunnen laten plaatsvinden (op moment van bespreking hadden we nog geen 70 deelnemers voor het BK en gingen we langzaam richting december).
We hebben binnen Bocra gekeken, dankzij Ronny Hofenboom waarvoor grote dank, om contacten te regelen en zo een degelijk aantal technische (stelling)hindernissen te voorzien speciaal voor het kampioenschap en de atleten.
Hierbij kwam dan ook de timing ter sprake, welke een groot bedrag betrof t.o.v. het aantal deelnemers (op moment van bespreking; gezien deze geruime tijd op voorhand dient te worden vastgelegd) en ikzelf op dat moment (eind november) besloot om de timing zelf te gaan doen binnen onze werking (wat ons veel extra werk/stress heeft bezorgt uiteindelijk). Dit net om het kampioenschap kunnen laten plaatsvinden, ook met een lager deelnemersaantal. De intentie zat goed, het uiteindelijke resultaat liep minder vlot
Marshalls:
Hier wil ik eerst de marshall bedanken voor hun inzet en toewijding! We trachten binnen bocra de marshalls telkens iets te kunnen teruggeven om samen te zorgen voor een zo vlot mogelijk verloop van de wedstrijd. Zij zorgen voor het correcte verloop van de wedstrijd en dat de sport verder kan groeien. Zonder Marshalls, geen degelijke competitie.
We merken ook hier dat het in deze tijden moeilijker is om marshalls te vinden die samen met ons de sport te ondersteunen. Net daarom alle respect naar iedere marshall voor hun inzet.
Deze moeilijkere zoektocht zorgde ook tijdens het kampioenschap voor problemen o.a. We hebben een doorschuifsysteem voorzien maar doordat we pas zeer laat wisten waar de hindernissen precies gingen geplaatst worden, moesten we ook hier vlug inspelen op de situatie t.o.v. het aantal beschikbare marshalls. Dit verliep op het terrein goed qua positionering tot terug op het hoofdterrein. Daar voelden we direct dat we er 2 – 3 te weinig hadden om alles in goede banen te leiden. Ook hier nog enkele ingrepen gedaan om het zo vlot mogelijk te laten verlopen maar ondanks dat zorgde dit nog voor enkele onregelmatigheden aan de finish.
De briefing van de marshalls werd ’s ochtends gegeven maar ook hier, door de late aanpassingen, dienden we vlug te schakelen en waardoor er enige verwarring kon ontstaan. Hierbij wil ik mij excuseren naar de marshalls toe, die vervolgens ook nog last minute beslissingen dienden te nemen aan bepaalde hindernissen om een vlotter verloop van de wedstrijd te krijgen. Dit maakte het ook voor hun een moeilijkere opdracht dan op andere wedstrijden.
Vrijwilligers:
Één van de onregelmatigheden waar we niet van op de hoogte waren tot ze zich voordeden, was dat vrijwilligers atleten een oefening lieten doen i.p.v. bandje knippen. Dit was niet besproken en ook niet de bedoeling dat dit op deze manier ging plaatsvinden.
In deze ligt de aanpassing van hun recreatieve waves aan de oorzaak. Dit was gebeurt nadat men vanuit de organisatie de gewichten niet meer konden verdelen uit tijdsgebrek per hindernis voor de recreanten (n.a.v. ontvreemdingen van pijlen/onderdelen hindernissen volgens de organisatie) en hun concept last minute dienden aan te passen. Hierbij werd er in de briefing van de organisatie aan de vrijwilligers op zondagmorgen geen rekening gehouden met het wedstrijd gedeelte en zorgde dit voor onnodige onregelmatigheden waar de vrijwilligers ook geen weet van hadden. Dit kan gezorgd hebben voor verwardheid en onnodige frustraties van beide kanten, maar er is wel een zelfde hantering gebeurt voor iedere atleet. Ook hier weer, zonder vrijwilligers geen wedstrijd
Dagen voor de wedstrijd:
Door o.a. late goedkeuringen en zekerheden dat de wedstrijd kon plaatsvinden (met steeds veranderlijke regels) zorgde ook dit voor extra onregelmatigheden t.o.v. andere jaren/wedstrijden. De week van de wedstrijd werden de obstakels opgezet en tot ’s avonds laat op zaterdag was men in de weer om hindernissen af te werken.
Speciaal voor de wedstrijd zijn Ronny en Philippe (bestuur bocra) op zaterdag nog het parcours gaan fietsen om te kijken als het parcours duidelijk was en er eventuele aanpassingen nog dienden gedaan te worden om oponthoud te voorkomen. Enkele hindernissen waren op moment van controle nog niet klaar of dienden men in te grijpen vanwege niet haalbaar omwille van verschillende redenen. Dit is een punt dat ikzelf beter had kunnen (laten) opvolgen met de organisatie maar gezien de richtlijnen die besproken waren op voorhand, ik ervan uit ging dat men hiermee voldoende rekening mee ging houden. Dit heeft toch geleid tot oponthoud ten spijt, net wat we ten allen tijde trachten te vermijden. O.a. door het nieuwe 3 bandjes systeem te gebruiken (wat tijdens de wedstrijd niet tot zijn recht kon komen door de problemen)
Wedstrijd:
’s morgens vroeg aangekomen was het nog donker, en direct bij aankomst zijn we begonnen met opstellen van het materiaal om te verdelen voor de atleten. Het was het even zoeken zonder veel verlichting maar uiteindelijk toch op weg geraakt.
Ook hier enkele onvoorziene onregelmatigheden door tickets die gewisseld waren van naam, geboortedatums die ontbraken in de bestanden. Dit zijn zaken die we dienen te vermijden als we op een korte tijdspanne dit alles dienen af te handelen. Zowel voor het geheel als voor de atleten die daardoor langer aanschuiven dan nodig zou moeten zijn.
Door die aanpassingen en onvolledigheden zorgde dit ook later tijdens de uitslagen voor extra werk
De start werd vooraf gegaan door een korte briefing zodanig dat de deelnemers wisten wat er diende gedaan te worden en welke aanpassingen er werden gedaan om een vlottere wedstrijd te garanderen (met wat daags voordien was bekeken)
Om wachtrijen in het begin te voorkomen hadden we de 1e carry en hindernis reeds uitgehaald, maar aan de 2e hindernis kwam het tot een wachtrij. Toen ik daar aankwam om het begin van de wedstrijd even trachten te volgen (na starten tijdsklok en korte telefoontjes van enkele marshalls met mindere bevindingen; waar men zelf nog ingrepen diende te doen) zag ik een te grote wachtrij. Was zelf niet op de hoogte dat er zo een technische hindernis (i.c.m. de vest) al zo snel op het parcours aanwezig zou zijn en gezien de opbouw ervan en beperkte lanes was dit een te voorkomen probleem indien er betere communicatie was geweest tussen ons en degene die de hindernissen opstelde. Dit is net wat we willen vermijden en het 3 bandjes systeem willen gebruiken. Op dat moment de aanwezig marshall vlug wat geholpen om dat wachtrij iets sneller te laten vorderen (ingreep door de bel minder ver te hangen), rekening houdende met de reeds verloren tijd stond dit schril contrast met het uitvoeren van de hindernis. Vervolgens terug richting de finishzone om daar de situatie te overzien en ook nog wat ingrijpen te doen waar nodig.
’s ochtends vroeg waren de marshalls aanwezig, maar dienden we nog de verdeling te doen (zoals hierboven vermeld) en nog 3 hindernissen laten nakijken om indien nodig ook daar nog in te grijpen. Bedankt Jean-Luc om deze controle te gaan doen hiervoor.
Door het samenvallen van briefing doen van de marshalls en vragen allerhande (ook van deelnemers) is hierbij voor bepaalde marshalls niet duidelijk geweest als men wel/niet het zilver bandje mochten knippen. Had deze melding gedaan (zover ik me ervan bewust ben) dat eerst de rode bandjes dienden geknipt te worden, niet het zilver bandje (gezien dit als laatste diende geknipt te worden). Dit heeft ook voor onnodige verwarring gezorgd bij sommigen. De deelnemers hadden wel duidelijke regels ontvangen hiervoor (knippen bandjes + straflussen + tonen bandjes aan de finsh) maar de marshalls hebben dit document niet ontvangen van mij en kunnen hier niets verweten worden. Ook zij hebben in deze elke deelnemer gelijk behandeld aan hun hindernis. De marshalls aan de eindhindernissen waren hier wel van op de hoogte.
Wel begrijp ik de frustraties die mogelijk kunnen optreden in dat geval voor een loper en/of marshall in zo een geval. Dit is iets wat ik niet meer wil tegen komen tijdens wedstrijden
3 bandjes systeem:
We werkten voor dit BK met het 3 bandjes systeem (i.c.m. straf lus). Dit is mijn inziens een heel goed systeem om lange stilstanden/wachtrijen te voorkomen MAAR dan moet de wedstrijd vlot kunnen verlopen uiteraard (wat aan de 1e technische hindernis niet het geval was), zowel qua parcours alsook bezetting marshalls voor de controle. Daarnaast merken we dat dit systeem nog duidelijker moet worden gecommuniceerd naar de marshalls en we nog ingrepen dienen te doen om verwarring te voorkomen.
Hadden dit reeds enkele keren toegepast bij kleinere wedstrijden, die toen wel vlot verliepen. Het BK heeft mogelijke problemen naar boven doen komen (i.c.m. met andere onregelmatigheden) die we dienen weg te werken om dit systeem optimaal te kunnen implementeren voor zowel de beleving van de organisatie/bocra en vooral de deelnemers.
Dit systeem geeft de deelnemers de kans om ondanks het falen van een hindernis alsnog de wedstrijd door te zetten en het wedstrijdritme hoog te houden. Alsook met een aparte marshall aan het einde van de straf lus de controle uit te voeren. Ook hier weer om een zo vlot mogelijk verloop te garanderen.
De straf lus die hierbij dan hoort is een goede oplossing maar deze dient dan beter te worden afgelijnd (afspraken met organisatie)
We streven naar een zo optimaal mogelijk verloop/beleving van de wedstrijd, dit van de eerste tot de laatste atleet. Maar dit is tot onze spijt niet tot zijn recht kunnen komen tijdens het BK.
Timing:
Zoals reeds gemeld dienden we over te gaan op een manuele timing. Met de beste intentie gedaan maar dit heeft mezelf veel extra kopzorgen bezorgd en ook mee voor gezorgd dat we het age group podium niet konden laten plaatsvinden.
Er werd een startklok voorzien door de organisatie als goedkoper alternatief (budget) waarmee ikzelf aan de finish zat om de finishtijden te noteren. Ook hier werd het beperkte aantal marshall duidelijk en werd het met momenten een drukte/wanorde door meerdere factoren.
Voor de eerste atleten ging het wel maar had reeds problemen met de excell die we hadden voorzien, het was niet mijn pc en kon op dat moment geen directe noteringen doen van de tijden. Hier dan overgegaan op het manueel noteren en controleren van de bandjes.
Door de meeste atleten werd spontaan (zoals in het reglement werd geschreven) hun bandje(s) getoond maar ook velen die doorliepen. Dit niet altijd bewust maar gezien de brede finishzone en andere focus mogelijks liep dit ook niet hoe het hoorde. Met een extra marshall op dit punt hadden we ook dit kunnen voorkomen.
Daarnaast ook vele vragen/bemerkingen (welke vele terechte) die richting mijzelf kwamen tijdens deze noteringen wat de opdracht aan de finish nog moeilijker maakte dan ze reeds was. Gelieve dus als deelnemer niet zomaar te pas/onpas te storen hierbij, ook hier is men op dat moment niet bewust van het werk dat erbij komt kijken door het gebruik van manuele timing (die ik correct wil laten verlopen). Ook hier weer een samenloop van omstandigheden die dit tot stand liet komen
Achteraf met ondersteuning van Michaël aan de finish kunnen beginnen aan de noteringen op de computer, maar niet alle details waren tijdig gekend en het waren ook geen ideale omstandigheden om over te gaan tot een uitgebreide podiumceremonie, wat voor velen moeilijk lag, ook voor mezelf lag dit zwaar en nog steeds.
Podium:
Het algemene podium kon worden gegeven, maar zoals reeds vermeld, heb ik persoonlijk de beslissing gemaakt om het age group podium niet te laten plaatsvinden vanwege de meerdere spelende factoren die een correct verloop niet konden garanderen. Dit was een moeilijke beslissing die ik liever niet had genomen.
Conclusie:
Het zijn nog steeds moeilijke tijden om iets te organiseren. Hierbij zijn er meerdere zaken in aanloop van de wedstrijd die niet liepen hoe het in normale omstandigheden zou verlopen en dat heeft zich uiteindelijk ook laten uiten in wat onregelmatigheden. Deze werden door zowel organisatie/bocra/marshalls als deelnemers terecht aangegeven. We trachten ons allen zo goed mogelijk in te zetten/presteren maar op momenten als gisteren komen zaken naar boven die in het geval er een normaal verloop van voorbereidingen/wedstrijd niet naar boven zouden komen. Dit zijn werkpunten en dienen te worden aangepakt als team.
Wil hierbij nog eens benadrukken dat voldoende marshalls bij een wedstrijd van groot belang is, zeker voor een nationaal kampioenschap. We werken binnen bocra met een beperkt kernteam (met daarnaast wel nog meerdere onderverdelingen) waardoor het werk ook vooral bij enkele personen komt te liggen. Ook dit heeft me doen inzien dat we onze werking zullen moeten verbreden en het werk meer verdelen om situaties als deze op het BK sneller op te merken en in te grijpen waar nodig.
Persoonlijk steek ik met plezier heel veel tijd/energie in bocra voor alle atleten/leden, net als o.a. Ronny/Philippe/Michaël en ook anderen binnen onze werking tonen hier interesse om ons meer bij te staan. Bij deze zal er gekeken worden om deze gebeurtenissen te evalueren en onze werking te verbeteren, met name in de breedte en verdeling van de werkgebieden alsook de communicatie want het valt me toch wat zwaar hoe alles is verlopen.
Wil je ook graag deel uitmaken van onze bond en hieraan meewerken, laat het dan gerust weten wat jouw motivatie/interesse is
Dankwoord:
Wil ik iedereen bedanken binnen Bocra voor hun steun/hulp, met extra vermelding voor Ronny en Philippe die reeds veel mooie zaken hebben verwezenlijkt en nog zullen doen voor bocra en de ocr sport, alsook head marshalls die zorgen voor de opleidingen en uitbouwen van de ocr sport.
Daarnaast willen we ook de organisatie van War Race bedanken om toch te voorzien dat er een BK kon plaatsvinden, ondanks de moeilijke omstandigheden/tijd waarin we nu zitten.
Dank ook aan Wcup/Trakks voor het voorzien van mooie prijzen voor de podia.
Om af te sluiten wil ik alle deelnemers en betrokkenen bedanken voor hun aanwezigheid/deelname/bemerkingen/liefde voor de sport en hoop van harte dat we OCR verder kunnen laten groeien als sport, ook in deze wat moeilijkere tijden
Met sportieve groeten
Sven Maes
Voorzitter
Bocra vzw
